La sauvegarde est la seule solution pour pallier les risques menaçant les données d’un cabinet. En cas de vol, incendie, problème informatique, virus… la sauvegarde permet de récupérer toutes les données de son logiciel : informations de facturation, données de santé patients… La perte de ces données peut avoir un réel impact sur l’activité du professionnel de santé, engendrant une perte financière, du temps de re-saisie de données et un risque potentiel de perte de rendez-vous patients. Rappel des bonnes pratiques pour sauvegarder régulièrement ses données et sécuriser ses supports de stockage.
Sauvegarde “classique” : contraignant mais essentiel !
On appelle sauvegarde “classique” une sauvegarde sur disque dur, clé USB ou disque dur externe. Les données sont alors dupliquées à l’instant T. Toute activité réalisée après la dernière sauvegarde peut donc être définitivement perdue. Comment limiter au maximum la perte des informations de son logiciel de gestion ?
L’aspect indispensable des sauvegardes
Dans le cas d’une défaillance informatique, il est très compliqué, voire impossible, de reconstituer ses données. En cas de perte définitive de son ordinateur (incendie, vol…), seule la sauvegarde permet de retrouver ses dossiers patients.
Le seul moyen de relancer son activité consiste alors à restaurer et/ou récupérer les données perdues :
- Les rendez-vous,
- Les actes déjà effectués,
- L’ensemble des données patients : cartes vitales, ordonnances, …
- Tous les éléments facturés / non facturés,
- Les bilans / dossiers de soins…
Quand et comment effectuer ses sauvegardes ?
Il est conseillé de réaliser a minima sur support externe :
- Une sauvegarde quotidienne
- Une sauvegarde du premier jour du mois
- Et une sauvegarde du premier jour du mois précédent (il est parfois nécessaire de retourner sur une ‘ancienne’ sauvegarde pour retrouver une donnée perdue depuis plusieurs semaines).
A noter : tout support externe (clé USB ou disque dur externe), peut s’endommager : casse, clé USB mal retirée de l’ordinateur… Doubler ses supports de stockage est une sécurité de plus, tout comme leur changement régulier.
Que faire de ces supports ? La vigilance est de rigueur !
- Etre vigilant lors du retrait de la clé USB ou du disque dur
Il est impératif de retirer sa clé USB convenablement en cliquant sur la mention “Retirer le périphérique” présente dans la barre de tache sur le bureau. Sans cette vigilance, les données de la clé USB peuvent être corrompues et la sauvegarde inutilisable.
- Sécuriser ses clés USB et disques durs externes
Après avoir sauvegardé ses données, il faut s’assurer que ses clés USB et disques durs externes soient conservés dans un endroit sûr, différent de son lieu de travail, afin de se prémunir contre le vol ou l’incendie.
Sauvegarde en ligne : l’assurance d’une régularité
Une nouvelle offre arrive sur le marché : la sauvegarde en ligne. Mais quelques éléments importants sont à prendre en compte.
La solution ‘maison’ illégale : stockage en ligne sur son “cloud” personnel
Les données doivent être hébergées sur un serveur HDS (Hébergeur de Santé). C’est une obligation légale définie par le gouvernement . Les données de santé sont soumises aux normes RGPD et doivent être traitées de manière sécurisée. Il est donc interdit de placer ses sauvegardes sur Google Drive, Dropbox ou tout autre outil de stockage en ligne non HDS.
La solution professionnelle : Médisauv, la sauvegarde en ligne
Médisauv est un nouveau service développé par Cegedim Santé qui prend en compte toutes ces réglementations. Les données sont envoyées sur des serveurs sécurisés compatibles avec les normes en vigueur (serveur Hébergeur De Santé, envoi via des flux sécurisés HTTPS). 5 sauvegardes des données sont conservées en tout temps : J / J-1 / J-2 / M / M-1. Ces sauvegardes sont répliquées sur 2 sites géographiquement distincts et automatiques au quotidien.
Les experts Cegedim Santé surveillent le bon déroulement de la sauvegarde, sans avoir accès aux données du professionnel de santé, dans le respect de la réglementation RGPD, et les alertent en cas de problème détecté.
