La transmission numérique des feuilles de soins est devenue la norme pour toutes les professions de santé. Encouragée par les pouvoirs publics, elle présente l’avantage d’un gain de temps et de sécurisation des rémunérations. En tant qu’infirmier libéral, vous avez donc tout intérêt à bien maîtriser ce dispositif, en prenant quelques précautions en termes d’outils et d’usages.
Quels sont les avantages de la télétransmission ?
Le fait d’adresser les feuilles de soins infirmiers directement à l’assurance maladie par voie numérique a réduit drastiquement le risque de perte des documents. Un avantage particulièrement important notamment si une grande partie des actes que vous facturez bénéficie du tiers payant : votre paiement est sécurisé. De plus, le délai de règlement est évidemment plus court.
Par ailleurs, le fait d’utiliser la télétransmission est valorisé dans le cadre du forfait d’aide à la modernisation et à l’informatisation du cabinet (FAMI). Il s’agit en effet d’un des 6 indicateurs obligatoires pour obtenir le forfait de 590 € sous condition d’utiliser SCOR.
Enfin, autre avantage, la télétransmission peut être effectuée, sous certaines conditions, par votre secrétariat médical si vous en avez un. C’est une étape à bien différencier de la facturation et de la sécurisation.
Comment fonctionne la télétransmission des FSE?
En tant qu’infirmier libéral, avant d’engager la procédure de télétransmission, vous devez avoir établi votre facturation en vous assurant qu’elle respecte toutes les normes réglementaires.
Dans la plupart des cas, les soins facturés correspondent à une prescription, vous allez donc joindre celle-ci à l’envoi. Si la prescription est déjà dématérialisée, il est très facile de la joindre, sinon il vous reviendra de la numériser en utilisant le processus d’envoi SCOR.
Vous devez valider chaque FSE en utilisant deux éléments d’identification : votre carte de professionnel de santé (CPS) et la carte Vitale du patient. Ceux-ci vont donc être « liés » électroniquement avec la FSE et permettre à l’Assurance maladie d’identifier le bon patient et le bon praticien. Cette sécurisation est en quelque sorte la façon numérique de signer la FSE.
Bon à savoir ! Il est toujours possible de réaliser une télétransmission de FSE en l’absence de la carte Vitale du patient avec votre seule carte CPS. On parle alors de facturation dégradée.
La transmission se fait via le logiciel de facturation Sesam-Vitale. Après envoi, vous recevez dans les 48h un accusé de réception de votre FSE. Ensuite, vous serez informé de la suite donnée. En particulier, vous saurez si le tiers payant est accordé et mis en règlement ou bien s’il nécessite un traitement particulier de la caisse d’assurance maladie.
A noter que vous disposez d’un délai de 3 jours ouvrés si le patient vous paie directement ou bien de 8 jours ouvrés en cas de tiers payant pour réaliser la télétransmission. C’est la date du dernier soin infirmier réalisé qui détermine le début du délai. Ainsi, dans le cas d’une série de soins sur quinze jours, le délai débutera le dernier jour des soins.
Bien s’équiper pour réaliser la télétransmission facilement
Qui dit télétransmission dit feuille de soins électronique, ce qui signifie donc que c’est l’ensemble de votre activité infirmière que vous allez digitaliser. Vous pouvez même envisager d’utiliser une solution qui vous permet d’avoir sur le même logiciel aussi bien l’agenda que la comptabilité.
Mais avant cela, il va donc falloir vous doter d’un ordinateur. Vous pouvez opter pour un PC de bureau, un PC portable ou encore une tablette. L’important est qu’il puisse intégrer ou être connecté à un lecteur de carte CPS et un lecteur de carte Vitale, et que son système d’exploitation soit de dernière génération pour supporter les logiciels de santé. A prévoir également : un scanner pour numériser les prescriptions ou d’éventuels documents nécessaires à la facturation.
Vous aurez besoin d’un logiciel de facturation infirmier Sesam-Vitale à jour. Ce logiciel est le seul reconnu par l’Assurance maladie et il sécurise les informations. Il est intégré dans les solutions de gestion de cabinet disponibles sur le marché.
Et bien évidemment, il faudra vous assurer qu’au moment de la télétransmission à proprement parler, vous ayez une connexion internet de qualité suffisante pour éviter les rejets de vos FSE.
La sécurité : élément du choix de l’équipement de télétransmission
Au moment de choisir votre équipement, vous avez tout intérêt à choisir des solutions numériques répondant à des normes élevées de sécurité afin de protéger vos données et celles de vos patients.
Votre logiciel de gestion IDEL doit également être reconnu par l’assurance maladie et que l’éditeur donne des garanties en matière de qualité et de solidité.
La solution tout-en-un Simply Vitale de Cegedim Santé est une tablette facile à transporter, intégrant lecteurs CPS et Carte Vitale, scanner, logiciel Sesam-Vitale à jour, ainsi qu’un outil intuitif de facturation, le tout avec un accès internet en mobilité. L’outil parfait pour les IDEL.
Quelques points d’attention dans la réalisation de la télétransmission
Si vous allez vous installer en libéral et venez seulement de choisir votre logiciel, il est important de bien se familiariser avec son utilisation et notamment sur cette partie facturation/télétransmission qui est clé pour votre rémunération. Si vous changez de logiciel, le conseil reste valable. N’hésitez pas à prendre le temps de suivre les formations proposées par les éditeurs de logiciels ou de charger leurs tutoriels : de bons outils pour apprendre rapidement les fonctionnalités les plus importantes.
Dans la gestion quotidienne de votre cabinet infirmier, il est par ailleurs conseillé de prévoir une télétransmission des FSE par lots à une périodicité régulière. Ceci, pour des questions de rémunération par exemple si vous avez beaucoup de patients en tiers payant. Cela doit aussi vous permettre de faire remonter les difficultés ou faire des réclamations à l’Assurance maladie sans attendre.
Enfin, le suivi des télétransmissions en lien avec le suivi de la facturation est indispensable, ne serait-ce que pour la comptabilité.
